Comunicação no home office: conheça as estratégias e canais

Em tempos de crise, um dos primeiros passos tomados pelas empresas que dispõem dessa possibilidade, foi da inclusão total ou parcial das equipes no regime de trabalho home office. 

A pandemia acelerou muitas transformações que estavam apenas no papel. Home office, reuniões, aulas e eventos, meios de comunicação, tudo, totalmente online. 

Ainda muitas empresas continuam em home office, tanto por causa do Coronavírus, como também pelos excelentes resultados obtidos com o trabalho a distância e a redução de custos com espaços corporativos. 

De acordo com uma Pesquisa sobre Gestão de Pessoas na Crise COVID-19, elaborada pela Fundação Instituto de Administração (FIA), apontou que 46% das empresas brasileiras adotaram o trabalho remoto em 2020 como medida emergencial. 

Segundo o estudo, entre as grandes empresas, o índice das que colocaram os colaboradores em regime de home office ficou em 55% e em 31%, entre as pequenas.

Além disso, 33% das empresas pesquisadas afirmaram que adotaram um sistema parcial de home office, válido apenas em alguns dias da semana. 

A pesquisa também levantou dados sobre o quadro de funcionários que foram colocados em trabalho remoto (41%). No setor de serviços e comércio 57,5% passaram para o home office nas grandes empresas, enquanto nas pequenas, 52%.

As organizações sentiram que a produtividade era a mesma e, em alguns casos, até aumentaram, portanto, consideram manter esse formato por tempo indeterminado. 

No entanto, por mais que os colaboradores estejam trabalhando de casa, eles ainda precisam ser guiados por uma comunicação no home office eficiente. Mas como fazer isso? É exatamente esse o assunto que vamos debater neste texto.

Como gerenciar a comunicação no trabalho home office?

Em tempos de trabalho remoto, é de extrema importância alinhar a comunicação no home office com sua equipe, de forma que os possíveis ruídos sejam evitados.

De acordo com o artigo da Psicóloga e Especialista em Carreira, Talita Caproni, não é de hoje que a comunicação é o caminho mais ajustado para o sucesso dos projetos desenvolvidos e o trabalho remoto, trouxe um novo desafio.

“É importante alinhar a comunicação com a equipe, de forma que todo e qualquer ruído seja disseminado, e que trabalhos sejam feitos. Pode se tornar necessário ser mais detalhista neste novo cenário que estamos vivendo”, afirmou Talita.

Sempre disponibilize um canal de comunicação para dúvidas pontuais, de forma a não demandarem mais tempo em reunião e ao mesmo tempo evitando o retrabalho”, destaca Talita Caproni, Psicóloga e Especialista em Carreira. 

Entendemos que algumas atitudes são necessárias para manter o engajamento e a produtividade dos colaboradores. Então, é importante gerar proximidade e manter comunicação frequente e fluente. 

Criar uma agenda com reuniões periódicas com a equipe e clientes. A outra dica é alinhar bem os objetivos de cada reunião virtual.

Além disso, comece compartilhando o status de cada tarefa/projeto, pois com tantas informações é natural que no início tudo pareça um pouco confuso.

Algumas estratégias de comunicação e relacionamento interpessoal em home office

Você sabe da importância do relacionamento interpessoal no trabalho, mas como manter esse relacionamento quando os colaboradores trabalham home office? 

A resposta desta pergunta é mais simples do que pode parecer, afinal, hoje em dia, estamos cercados de tecnologias que nos ajudam em praticamente tudo.

O primeiro passo então, é se lembrar que existem ferramentas que podem ser usadas no trabalho remoto, próprias para a interação de pessoas, alguns exemplos são:

Usar ferramentas de videoconferência como a Whereby, Google Hangouts e Webex com os colegas de trabalho para reuniões formais e informais. Você pode usar também os aplicativos corporativos que são bem eficientes.

Indicamos o Apptalk, Yammer e Slack.

Além dos grupos de WhatsApp que podem ser moderados no decorrer do dia para conversas sobre assuntos relacionados a trabalho. 

Depois de conhecer as ferramentas, lembre-se que, assim como presencialmente, é importante manter a escuta ativa, uma atitude positiva, abertura para críticas e feedbacks e, é claro, limites para que o trabalho fique de lado e a produtividade diminua.

Enfim, a solução é usar e abusar das ferramentas tecnológicas a favor da empresa e dos profissionais, sempre se atentando para que nem o profissionalismo e nem a convivência pessoal sejam deixados de lado!

Quais são os melhores meios de comunicação no home office?

Seguem algumas dicas de ferramentas que facilitam o trabalho remoto. Todos os canais abaixo possuem planos gratuitos e que podem ser úteis no dia a dia.

Pensando nas melhorias que podemos gerar com uma boa comunicação interna realizada, indicamos 5 fundamentais aplicativos de comunicação interna que farão qualquer empresa olhar atentamente para eles: 

Yammer – aplicativo da Microsoft que faz parte do Office e permite que você crie uma verdadeira rede social interna na empresa. Pode funcionar até, se bem aproveitado, como uma intranet.

MailChimp – disparadores de e-mails, com capacidade de automação de marketing, entre diversas outras funcionalidades. 

GSuite – integra diversos aplicativos do Google em um conjunto que conta com Drive. O usuário consegue fazer compartilhamento, edição em tempo real, além de apresentação de slides e formulários. 

Slack – outro aplicativo gratuito que ajuda as empresas a melhorarem sua comunicação interna é o Slack. Criado em 2014, com o Slack a empresa compartilha projetos e processos decisórios, além de possuir integração com vários outros serviços externos.

AppTalk – com ele você consulta seus colaboradores em tempo real e consegue todas as respostas que precisa através da aplicação de pesquisas e questionários personalizados.

6 dicas para comunicação eficiente no home office

Quer saber mais sobre como deixar sua comunicação no office mais eficiente? Se liga nas dicas que separamos para você.

1. Comunicação de liderança: se você gerencia pessoas, seja claro com elas sobre qualquer expectativa de comunicação e produtividade ou diferente que tenha agora que sua equipe está trabalhando remotamente.
2. Ferramentas de comunicação: use todas as ferramentas disponíveis gratuitas ou pagas. Isso pode incluir inclusive o aplicativo de comunicação interna criado pela WiPlay, o AppTalk. A rede social corporativa permite que as empresas engajem os seus colaboradores. Assim, compartilhando notícias, novidades, colhendo feedbacks e mensurando resultados.

3. Evite  interpretações duvidosas: Na dúvida, prefira comunicar de mais. Se você pensar que seu colega pode querer saber de alguma coisa por exemplo, fale, mesmo se ele não perguntar. Assim, diminui a chance de suposições erradas.
4. Transparência, canal aberto: informe a sua equipe sobre seus horários e hábitos de trabalho. Você prefere que as pessoas conversem com você de manhã? Quer uma atualização diária ou semanal sobre o que seu time está fazendo? 

5. Seja ágil na resposta: responda prontamente e-mails, chamadas e correios de voz. Lembre-se de que as pessoas tendem a ter mais consciência sobre o tempo quando trabalham remotamente. 
6. Objetividade e clareza: Resolva os problemas com uma ligação. E-mail, texto, mensagens instantâneas, Slack e outros métodos de comunicação escritos são ótimas ferramentas, mas são mais propensos a provocar mal-entendidos. 

Conclusão

Esperamos que você adote as dicas do nosso artigo. Desejamos que o seu home office durante a quarentena seja altamente produtivo. 

A equipe WiPlay continua trabalhando (em casa) para ajudar todos os nossos clientes e parceiros a superarem essa fase. E se você quiser conhecer e saber mais sobre o AppTalk, entre em contato com a nossa equipe comercial. 

Vai ser um prazer atendê-los. Conte com a gente e não deixe de se cuidar: fique em casa!